Was für eine Veranstaltung planen Sie? Veranstaltungsplanung. Ob Rockfete, Abi-Party oder Charity-Lesung - wer ein öffentliches Event mit vielen Besuchern organisieren möchte, muss vorab viel beachten. Eventsaxophonist Christian Gastl spricht im Interview über die Wirkung von Livemusik auf Veranstaltungen und erklärt, was man bei der Planung beachten sollte. Und damit meinen wir vor allem, rechtzeitig die unterschiedlichen Schritte zu unternehmen. 3 Wochen nach der Veranstaltung), Fotoversand an Geschäftspartner, Presse, Gäste, Honoratioren, Checkliste Veranstaltungsplanung überarbeiten. Damit vergesst Ihr nichts, … Bewerben Sie Ihre Veranstaltung über die Kanäle, auf denen Sie Ihre Zielgruppe erreichen. Sie können sich jederzeit abmelden. Ein guter Veranstaltungsplaner weiß, dass 80 Prozent Planung und 20 Prozent Improvisation sind. Wenn Sie mit der Planung und Organisation von Veranstaltungen und Events betraut sind, müssen Sie viele Dinge beachten, z.B. Inhalt der Event-Checkliste Vorbereitungsphase: Konzept erstellen (Ziele, Thema, Motto, Preise, Konkurrenz, etc.) Ob Symposium, Tagung oder Kongress: Keynote-Speaker treten auf den verschiedensten Veranstaltungen auf. Weiß Ihr Projektteam über alle Schritte auf dem Event Bescheid? Bei der Bewerbung gilt: Vorfreude ist die schönste Freude. Planen Sie Zeiträume ein, in denen gegessen werden soll und servieren Sie zum Beispiel dekorative Häppchen beim Empfang. Steht Ihre Veranstaltung unter einem bestimmten Motto, kann auch die Wahl der Dekoration den Unterschied ausmachen. Eine praktische Checkliste zur Planung von barrierefreien Veranstaltungen haben wir als PDF-Datei (barrierefrei) erstellt.Diese hilft Ihnen dabei, Ihre Veranstaltung möglichst barrierefrei zu planen.. Zudem gibt es für die barrierefreie Gestaltung von … Vorherige Veranstaltungen: Was wurde bisher gemacht? Allgemeine Checkliste „Veranstaltungen“ Stabsstelle Presse, Öffentlichkeitsarbeit und Alumni „Protokoll und Veranstaltungen des Präsidenten“ Stand: Oktober 2014 . Wenn du die Website nutzt, gehen wir von deinem Einverständnis aus. Modellstück zur Fertigung, Werbemaßnahmen (Plakate, Anzeigen, Text in Rechnungen), Information/Anmeldung (von/bei Behörden, Verwaltungen), Ordnungsamt, für die Nutzung öffentlicher Flächen, Feuerwehr, je nach Anzahl der Gäste und Programm, Abstimmung des Ablaufes und die Aufgabenverteilung mit allen Beteiligten, Ablaufkontrolle durch einen Hauptverantwortlichen, Dankschreiben an Sponsoren (ca. Vielfach hat auch eine Behörde ein Wörtchen mitzureden: Je nach Veranstaltungsart müssen ggf. Das haben alle Veranstaltungen gemein: Die aufwendige Planung. Veranstaltungs-Tipp #8: Seien Sie laut. Veranstaltungs-Tipp #10: Kontrolle ist (immer) besser. Einen Geburtstag, eine Hochzeit oder ein Firmenevent? Existiert ein Notfallplan? über Datum, Dauer, Uhrzeit von Beginn und Ende, Art und Ort der Veranstaltung, Ablauf, Aktionsfelder (Örtlichkeiten): Was findet wo statt und was wird hierzu benötigt? Platz für ein Buffett, eine Bühne, Veranstaltungstechnik, einen Garten? Wir haben Ihnen eine Bestätigungsmail an gesendet. Sie sind mit Hilfe einer detaillierten Liste der Dirigent Ihrer Veranstaltung. Unsere Veranstaltungstipps. Legen Sie fest, was Sie Ihren Gästen mit dem Event vermitteln wollen und welchen Outcome Sie anstreben. Je nach Größe der Veranstaltung sollte der Termin Ihrer Veranstaltung ein halbes Jahr im Voraus stehen. Barrierefreiheit? Vielen Dank! Vorbereitung: Was tun Sie vor der Veranstaltung? Und dann vergessen Sie nicht, die Adresse auf den Einladungen anzugeben. So ist das Bewerben Ihrer Veranstaltung auch die Gelegenheit, um Ihre Gäste auf Ihr Event einzustimmen. Daher sollte die Werbung für Ihre Veranstaltung genau das wecken: Vorfreude. Je größer die Veranstaltung werden soll, desto mehr Zeit werden die Planung, die Organisation und letztendlich die Durchführung in Anspruch nehmen. Was für eine Veranstaltung planen Sie? Deckblatt Ihrer Veranstaltung Seite 2 . Ein nützliches Tool hierfür ist zum Beispiel Smartsheet. Wenn es Ihnen schwerfällt, sämtliche Aufgaben, die mit der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung in Zusammenhang stehen, zu jonglieren – keine Sorge! Verschaffen Sie sich also einen Überblick über die wichtigsten Genehmigungen oder Erlaubnisse, bevor Sie mit Ihrer Feier loslegen. Das gilt zumindest für die Veranstaltungsplanung. Der Zehn-Punkte-Party-Plan Wie organisiere ich ein Event?. Dabei hilft unsere ultimative Checkliste für Veranstaltungsplanung. Auch wenn Eintrittsgeld verlangt oder Eintrittskarten verkauft werden, handelt es sich hier um eine öffentliche Veranstaltung. Sie sollten daher für das passende Catering sorgen. Checkliste Veranstaltungskonzept Es gilt als Erstes den roten Faden für die Veranstaltung zu finden. Welche Aufgaben auf Sie zukommen und was Sie beachten müssen, wenn Sie Ihre perfekte Veranstaltung planen, können Sie häufig aus der Zielsetzung ableiten. Anlage 6 – Checkliste für die Sicherheit von Großveranstaltungen 1 Checkliste für die Sicherheit von Großveranstaltungen 1. Beachten Sie hierbei auch die Kosten, die nicht unmittelbar auf der Veranstaltung anfallen: Lizenzen, Einladungen, Vermarktung der Veranstaltung und eventuelle Reisekosten für Mitarbeiter. Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, ist die Wahl der richtigen Location ein entscheidender Erfolgsfaktor. Ohne Veranstaltungen wäre das Vereinsleben nur halb so schön. Letztlich muss jede Veranstaltung für sich Dafür gibt es professionelle Show-Künstler, Livebands, Redner und Moderatoren, die Erfahrung mit Großveranstaltungen haben und dazu beitragen, dass Ihre Veranstaltung unvergesslich wird. Schließlich sollten Sie nicht die einzige Person mit dem Masterplan sein! Genehmigungen beantragt werden. Veranstaltungs-Tipp #4: Doppelt (geprüft) hält besser. Diese Checkliste unterstützt Sie dabei minutiös genau zu planen wer, wann, was, wo zu tun, zu liefern oder zu sagen hat. 9 Oft ist tatsächlich schon viel gewonnen, wenn Sie den Überblick wahren. Planen Sie das Budget, erstellen Sie eine Checkliste und behalten Sie alles an einem Ort im Blick. Sind grundlegende Angaben über die (Groß-) Veranstaltung bekannt und realistisch? Wenn Sie die perfekte Veranstaltung planen wollen, lohnt es sich, über alles zweimal nachzudenken und das Projektteam für die Eventplanung einzubeziehen. Wie viel darf die Location kosten und wie viel wollen Sie für Catering und Rahmenprogramm ausgeben? Damit aber alles reibungslos verläuft, sollte … Es geht sowohl um die Planung der Kommunikation als auch der Veranstaltung selbst. Verschicken Sie die Einladungen zu Ihrem Event früh genug. Checkliste für Feste und Veranstaltungen Öffentliche Veranstaltungen mit Vergnügungscharakter sind anzuzeigen (Anzeigepflicht nach Artikel 19 Landesstraf- und Verordnungsgesetz im Ordnungsamt oder Bürgerbüro der Gemeinde) Keine Anzeigepflicht besteht bei … Veranstaltungs-Tipp #1: Am Anfang steht das Ziel. Speziell im Veranstaltungsbereich ist trotz hervorragender Vorbereitung und Durchführung oft Improvisationstalent gefragt. Diskotheken) oder aufgrund der Beziehung zwischen den Veranstaltern und den Gästen. Ein typischer Fehler bei der Festlegung des Veranstaltungsdatums ist es, das große Ganze nicht im Blick zu haben. Veranstaltung mit oder ohne Anmeldung (Öffentliche) Großveranstaltung Spezielle Zielgruppen-Veranstaltung Outdoor- oder Indoor-Veranstaltung Behalten Sie die Art Ihrer Veranstaltung beim Lesen der Checkliste vor Ihrem geistigen Auge. EVENT-/VERANSTALTUNGS-CHECKLISTE Die Durchführung einer Veranstaltung in Ihrer Gastronomie erfordert, wie Sie sicherlich wissen, umfangreiche und langfristige Vorbereitungen. Betriebsausflüge nur im Sommer? Sie werden merken, dass einige Planungsschritte leichter werden oder sich von selbst ergeben, wenn Sie ein festgelegtes Ziel haben. Checkliste Veranstaltungsorganisation Seite 1 von 9 Vorbereitung Ergebnis erledigt ... dem größtmöglichen Zeitvorlauf planen Prüfen: Ferienzeiten, Brückentage, Großveranstaltungen, ... Versicherung Jede öffentliche Veranstaltung sollte versichert sein! Mit dieser 30-stufigen Checkliste für die Veranstaltungsplanung bleiben Sie voll und ganz im Zeitplan. Auch im Winter gibt es eine Fülle von Möglichkeiten! Checkliste Veranstaltung planen (10 erprobte Tipps) Das haben alle Veranstaltungen gemein: Die aufwendige Planung. Ein solches Event ist immer eine Chance, birgt jedoch auch Risiken. Wenn dir öffentliche Reden nichts ausmachen, eröffne die Veranstaltung mit einer kurzen Rede. Stellen Sie sich beim Event oder bei der Veranstaltung auch auf nicht geplante Situationen ein. Veranstaltung kalkulieren / örtliche Steuern und Abgaben klären Mehr über die Bewerbung einer Veranstaltung finden Sie hier. Veranstaltung mit oder ohne Anmeldung (Öffentliche) Großveranstaltung Spezielle Zielgruppen‑Veranstaltung Outdoor‑ oder Indoor‑Veranstaltung Behalten Sie die Art Ihrer Veranstaltung beim Lesen der Checkliste vor Ihrem geistigen Auge. Um allen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die unterschiedlichen Planungsschritte einzusehen und Ihnen auch die Abhängigkeiten der Schritte voneinander zu verdeutlichen, lohnt es sich, mit einem Projektplan zu arbeiten, auf den alle zugreifen können. Inhalt . Der Begriff „öffentliche Veranstaltung“ umfasst sämtliche Veranstaltungen an Orten, zu denen die Öffentlichkeit zugelassen ist, entweder aufgrund der Art des Ortes (z.B. Was von vornherein klar ist: nicht alles ist vorhersehbar. Der Tag der Veranstaltung ist gekommen. Nicht selten werden Sie als Assistenz mit der Aufgabe betraut, das Event zu organisieren. Veranstaltungs-Tipp #5: Das „Wo“ entscheidet. Planen Sie in Ihrem Unternehmen eine Betriebsfeier oder eine größere Veranstaltung? Bestimmt können Sie sich hier auch noch den einen oder anderen Tipp für die Eventplanung mitnehmen. Oder ein Jubiläum, das Ihren Gästen im Gedächtnis bleiben soll? Gerade Eventlocations sind schnell ausgebucht, besonders wenn Sie auf ein bestimmtes Datum festgelegt sind. Veranstaltungsablauf: Wie gestalten Sie die Veranstaltung? Die ganze Veranstaltung steht und fällt mit der genauen Vorbereitung. Die Checkliste ist ein Hilfsmittel, um Risiken zu erkennen und notwendige Massnahmen zu treffen für eine unfallfreie Durchführung der Veranstaltung. welche genauen Ziele wollen Sie mit der Veranstaltung erreichen und an welche Zielgruppen richtet sich Ihr Event? Im Folgenden sind die unterschiedlichen Schritte für die Veranstaltungsplanung ausgeführt. Checkliste für einen erfolgreichen „Tag der offenen Tür“ Vorbereitungen zum „Tag der offenen Tür“ Einen optimalen Termin festlegen, an dem möglichst viele Kunden zeitlich verfügbar sind. Haben Sie Terminbestätigungen von Location, Catering und Show-Künstlern erhalten? Dabei ist die Idee und das Motto der Veranstaltung schnell geboren – … Mit der Anmeldung erhalten Sie gratis den Newsletter für persönliches Wachstum. Checkliste Detailablauf: Es ist soweit. Planen Sie bei - 200 bis 800 Teilnehmern etwa 6 bis 12 Monate im voraus - mehr als 800 Teilnehmern etwa 2 bis 3 Jahre im voraus. Beachten Sie Urlaubs und Ferienzeiten. Erfolgreiche Selbständigkeit - Das Online-Weiterbildungspaket, Vertriebsziele, z.B. Am besten, Ihr erstellt Euch eine Checkliste für die Veranstaltung. Und das gilt auch für die rechtliche Absicherung Ihrer Veranstaltung. Die Checkliste Event gibt darauf bezogen Hinweise und dient als wertvolle Hilfe bei der Planung und Umsetzung. Das hebt die Stimmung direkt! Wir haben Ihnen eine Checkliste für Ihre Veranstaltungsplanung zusammengestellt, die die wichtigsten Punkte für eine Event-Planung enthält: Veranstaltungsdetails: Was wollen Sie machen? Checkliste Planung der Veranstaltung Veranstaltungs-Tipp #6: Liebe geht durch den Magen. So wird Ihre Veranstaltung wirklich reibungslos über die Bühne gehen. Ein bestimmtes Motto, ein Aufhänger oder Farben sollen die Szenerie bestimmen. Wenn zur Feier eines bestimmten Ereignisses nur geladene Gäste Zutritt haben, handelt es sich nicht um eine öffentlich… Vorbereitung Seite 4 bis 8 . Nützlich ist die Checkliste Event logischerweise auch im privaten Bereich. Checkliste und Tipps. Doppelt hält eben besser. Speziell im Veranstaltungsbereich ist trotz hervorragender Vorbereitung und Durchführung oft Improvisationstalent gefragt. Hilft also nichts! Sie planen eine Veranstaltung? Dieser Leitfaden kann wegen der Vielfältigkeit der einzelnen Veranstaltungsformen weder vollständig noch abschließend sein. Veranstaltungs-Tipp #3: Timing ist alles. Klingt paradox, ist aber bei der Planung einer Veranstaltung nicht zu verachten, schließen bauen alle weiteren Planungsschritte auf Ihrem Ziel auf. Sie planen eine Veranstaltung in der Pandemiezeit? Verirren Sie sich nicht in To-Dos und folgen Sie unserer erprobten Veranstaltungs-Checkliste. Wenn Sie sich fragen, ob Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung alles beachtet haben, finden Sie hier die ultimative Checkliste für Veranstaltungen – die wichtigste Liste, wenn Sie eine Veranstaltung planen! Eine Weisheit, die auch gilt, wenn Sie eine Veranstaltung planen. Erfassen Sie Aufgaben, die vor der Veranstaltung erledigt werden müssen, klären Sie Abhängigkeiten und verwalten Sie sogar den Zeitplan des Veranstaltungstages. Nutzen Sie unsere Checkliste Veranstaltungsplanung als roten Faden zur Vorbereitung Ihrer Veranstaltung. Als Veranstalter haftet man persönlich und in voller Höhe Mittlerweile ist es wichtig, auch vegetarische oder sogar vegane Varianten anzubieten. Wenn Ihr das verinnerlicht, spart Ihr Euch viel Nerven und unzufriedene Veranstalter. Planung Seite 3 . Machen Sie sich aber auch eine Checkliste mit allem, was Ihre Location können muss und gehen Sie diese Punkt für Punkt durch. Laden Sie lieber per Save-the-Date und Nachfass zweimal ein, als dass Sie hinterher allein auf Ihrer Veranstaltung sind. Vorstellungs- und Entwurfsphase 1.1. Du solltest alles so früh wie möglich planen, kaufen, liefern, reinigen und rahmen lassen, um Stress zu vermeiden, wenn das Ereignis näher rückt. Zelte, Stühle, Tische, Bänke, Ladenlokal/Halle, z.B. Wickle die Kunststücke in Polsterfolie, um sie auf dem Weg zum und vom Veranstaltungsort zu schützen. Das Schlechte jedoch ist, dass nur ein Fehler zum Scheitern einer kompletten Veranstaltung reichen kann. Damit Sie nicht den Überblick verlieren bei der Planung der Veranstaltung haben wir für Sie eine Checkliste zusammengestellt, mit der Ihnen jede Veranstaltung gelingt! Checkliste zur Organisation von Veranstaltungen VERANSTALTUNGSDETAILS BEMERKUNGEN Wer? Wenn Sie eine Veranstaltung planen, die eher ein Festival oder eine Party gehen ist, kann es auch sinnvoll sein, Essensbuden für einen Mitternachts-Snack zu organisieren. Starte die Suche, mit der Eingabe von mindestens zwei Zeichen. Manchmal reicht Essen als Programmpunkt nicht aus. Vermeiden Sie Terminüberschneidungen Ihrer Veranstaltung mit wichtigen Veranstaltungen, die Ihre Gäste ebenfalls locken könnten! Was ist jedoch eine Keynote und wie findet man einen guten Speaker? Wie können Sie sich als Aussteller optimal auf die „EuroTier / EnergyDecentral digital“ vorbereiten? Per Firmenaushang und E-Mail, Social Media oder Plakate – das hängt ganz von Ihrer Veranstaltung ab.